D. 21/12/2001

(GU n. 30 del 5-2-2002)

Linee guida in materia di digitalizzazione dell'amministrazione.

Il Ministro per l'Innovazione e le Tecnologie

-Visto l'art. 5 della Legge 23 agosto 1988, n. 400, recante "Disciplina dell'attività di Governo e ordinamento della Presidenza del Consiglio dei Ministri";

-Visti gli articoli 4 e 14 del Decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, recante "Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche";

-Visto il Decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 286, sul riordino e potenziamento dei meccanismi di monitoraggio e valutazione dei costi, dei rendimenti e dei risultati dell'attività delle pubbliche amministrazioni e, in particolare, l'art. 8 concernente la direttiva generale annuale dei Ministri sull'attività amministrativa e sulla gestione;

- Visti i contratti collettivi nazionali di lavoro del personale del comparto Dirigenza- area I sottoscritti il 5 aprile 2001 e, in particolare, l'art. 35 del contratto per il quadriennio 1998-2001;

- Vista la direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri dell'11 ottobre 2001, recante "Indirizzi per l'attuazione del programma di governo", con la quale sono stati dettati criteri e modalità per lo svolgimento, ad opera del Ministro delegato, delle funzioni di raccordo, monitoraggio e verifica circa i tempi e il grado di realizzazione degli obiettivi e impegni indicati nel programma di Governo;

- Visto il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 9 agosto 2001, recante "delega di funzioni del Presidente del Consiglio dei Ministri in materia di innovazione e tecnologie al Ministro senza portafoglio dott. Lucio Stanca;

-Considerato l'avviso del Ministro per la funzione pubblica ed il coordinamento dei Servizi di informazione e sicurezza, ai sensi della disposizione di reciproco raccordo, contenuta sia nella delega di funzioni del Presidente del Consiglio dei Ministri al Ministro Lucio Stanca, sia in quella al Ministro Franco Frattini;

-Visto il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 settembre 2001, recante "Istituzione del Dipartimento per l'innovazione e le tecnolo- gie"; Vista la direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri in data 15 novembre 2001, recante "Indirizzi per la predisposizione della direttiva generale dei Ministri sull'attività amministrativa e sulla gestione per l'anno 2002" ;

- Considerato che la predetta direttiva prevede, al paragrafo 2, che tra i riferimenti obbligati delle priorità dell'azione di Governo vi sia "la digitalizzazione dell'amministrazione, inclusi il potenziamento delle iniziative di egovernment e di e-procurement secondo le linee definite dal Ministro per l'innovazione e le tecnologie" Emana l'allegata direttiva:

1. Premessa. Le presenti linee guida del Ministro per l'innovazione e le tecnologie recepiscono la volontà del Governo di avviare un vero processo di cambiamento della pubblica amministrazione e fissano obiettivi concreti, mirati e misurabili, per il cui conseguimento le leve dell'innovazione e della tecnologia si configurano quali fattori imprescindibili e distintivi. Le linee guida costituiscono indirizzi per le amministrazioni dello Stato ed integrano i piani da queste già definiti per l'anno 2002, individuando le priorità di intervento dell'ampio progetto di rinnovamento della pubblica amministrazione, promosso dal Governo. L'obiettivo delle presenti linee guida è l'attivazione, già a partire dall'anno 2002, di un processo di cambiamento, che consenta un rapido, visibile e misurabile sviluppo dell'innovazione e dell'utilizzo delle tecnologie nelle amministrazioni dello Stato. Le linee guida del presente documento si inseriscono in un contesto più ampio, caratterizzato anche, nell'ambito del progranmia complessivo del Governo, dalle finalità di: condurre il Paese in una posizione di leadership nell'era digitale; supportare la modernizzazione del Paese attraverso la realizzazione di un nuovo modello di Stato informatizzato e digitalizzato; favorire l'avvento dell'economia di rete rendendo disponibili on line i servizi pubblici ai cittadini ed alle imprese; disegnare una strategia per l'innovazione e le tecnologie basata su una visione unitaria ed articolata secondo uno schema di azione chiaro e strutturato. In particolare, le linee guida per l'anno 2002 costituiscono un primo gruppo di obiettivi prioritari che dovranno essere realizzati nel corso del prossimo esercizio e che verranno recepiti ed estesi nell'ambito di un piano strategico per l'innovazione e le tecnologie, per il periodo 2002 -2004, attualmente in corso di predisposizione. Gli interventi previsti per l'anno 2002 si pongono tre ambiziosi obiettivi: favorire la creazione dei presupposti interni alle amministrazioni, in termini di norme, organizzazione, processi e tecnologie, per migliorare il livello dei servizi offerti al cittadino ed alle imprese e per incrementare l'efficienza dei processi interni; contribuire alla qualificazione del personale della pubblica amministrazione e valorizzare l'investimento in capitale umano, attraverso l'innovazione ed un coinvolgimento diretto al processo di cambiamento in atto; valorizzare il ruolo della pubblica amministrazione come promotore della economia di rete, aggregatore della domanda di innovazione e volano per lo sviluppo del mercato delle nuove tecnologie in Italia. Gli interventi promossi sono coerenti con l'evoluzione dell'assetto istituzionale del Paese, in termini di orientamento al decentramento e di rispetto della autonomia delle amministrazioni.

2. Indirizzi prioritari. Gli indirizzi prioritari della presente direttiva si riferiscono alle seguenti direttrici di intervento principali, che dovranno qualificare le direttive generali di ciascun Ministro: migliorare il livello di servizio ai cittadini ed alle imprese, attraverso l'attivazione di punti unici di contatto con le amministrazioni, l'abilitazione di strumenti di identificazione del cittadino e la realizzazione di interventi organizzativi che supportino tali interventi e garantiscano la trasparenza dell'azione amministrativa (Uffici digitali, Portale nazionale del cittadino, ecc.); favorire l'efficienza e l'economicità di gestione, attraverso la promozione di interventi integrati di cambiamento normativo, ridisegno dei processi, introduzione di nuove soluzioni tecnologiche e ricorso a strumenti di gestione del cambiamento (metodologie di gestione progetto; acquisti di beni e servizi; gestione della contabilità finanziaria ed economica; gestione del personale; flussi documentali); potenziare l'attuale infostruttura, avviando il lancio di iniziative progettuali e normative volte a favorire lo sviluppo di un efficiente contesto informativo interno alle amministrazioni dello Stato, orientato alla condivisione dei servizi e delle informazioni fra le amministrazioni attraverso le tecnologie (sicurezza; postazione di lavoro informatizzata; carta multiservizi del dipendente; valorizzazione del patrimonio informativo esistente); sviluppare le competenze informatiche e tecnologiche dei dipendenti dello Stato, attraverso l'avvio di un ampio progetto di formazione e gestione del cambiamento che preveda un focus specifico sull'alfabetizzazione tecnologica, sull'apprendimento della lingua inglese e sull'utilizzo di Internet mediante il ricorso a tecniche di formazione a distanza (e-learning); promuovere la diffusione dell'innovazione nel Paese, attraverso alcune grandi iniziative di rilevanza nazionale che abbiano un impatto significativo sul Paese, che prevedano l'aggregazione della domanda pubblica di innovazione e favoriscano lo sviluppo della Società dell'informazione nel Paese ("iniziativa larga banda"; sviluppo di servizi digitali su larga banda; e-commerce); introdurre strumenti innovativi di coordinamento e gestione delle iniziative, mediante l'avvio di gruppi di lavoro congiunti fra il Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie e le amministrazioni per la pianificazione, la realizzazione ed il monitoraggio degli interventi comuni, prevedendo in quest'ultimo caso anche il coinvolgimento dei servizi di controllo interno delle singole amministrazioni e dei referenti designati dalle singole amministrazioni a seguito della lettera a tutti i Ministri del Ministro per l'innovazione e le tecnologie del 28 giugno 2001.

3. Programmi per il 2002.

3.1. Migliorare il livello di servizio. Le amministrazione statali hanno tutte una maggiore o minore, a seconda dei casi, attività di interazione con i cittadini e con le imprese. Al fine di dare attuazione agli strumenti già introdotti (firma elettronica, protocollo informatizzato), nel corso del 2002 dovranno essere avviati programmi di utilizzo di tali strumenti per una più completa espansione nel 2003/2004. Occorre infatti dare una maggiore trasparenza ai cittadini relativamente alle istanze/richieste di informazioni presentate alle amministrazioni dello Stato. L'obiettivo del 2002 dovrà quindi essere quello di consentire che ogni cittadino possa inviare istanze o domande utilizzando diverse tecnologie e canali alternativi (Internet, call center, chioschi digitali). Le richieste dovranno essere veicolate verso un unico punto di contatto con il cittadino dove saranno protocollate e, per quanto possibile, processate elettronicamente. Flussi documentali Al fine di potenziare l'uso della posta elettronica, ogni comunicazione interna sarà inviata ai destinatari in formato digitale, utilizzando i sistemi in essere presso le varie amministrazioni. Per avviare concretamente tali procedure, sarà svolta nel 2002, con il coordinamento del Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie e la collaborazione di un primo insieme di amministrazioni, una prima fase transitoria di sperimentazione. Nel corso della fase transitoria le amministrazioni verificheranno le proprie dotazioni informatiche, al fine di prepararsi alla realizzazione di tale iniziativa nell'ottica della trasparenza e del servizio al cittadino. Le amministrazioni dovranno individuare al loro interno le aree organizzative omogenee, le quali, dotate di un sistema di protocollo informatico, potranno ricevere da cittadini, imprese o altre amministrazioni sia documenti in formato elettronico, sia documenti cartacei che saranno smaterializzati tramite scanner. I documenti registrati dal sistema di protocollo informatico saranno poi distribuiti per via telematica agli uffici competenti all'interno della struttura organizzativa facente parte dell'area organizzativa omogenea. Gli interventi citati si inseriscono in un complessivo processo di rinnovamento delle modalità e degli strumenti per la gestione dei flussi documentali. In particolare, alla luce degli obiettivi di efficienza e trasparenza dei processi amministrativi, la digitalizzazione dei flussi di documentazione interna strutturata e l'introduzione del protocollo informatico risultano cruciali, in quanto consentono lo snellimento, la tracciabilità ed il monitoraggio continuo dei documenti da parte degli utenti. La previsione di cui al testo unico n. 445/2000, obbliga le amministrazioni a realizzare entro il 1 gennaio 2004 il solo "Nucleo minimo", definendo in tal modo tempi lunghi per obiettivi limitati, rispetto al livello di innovazione raggiungibile con una completa attuazione di tutte le componenti, in particolare quella relativa alla trasparenza, l'unica concretamente visibile al cittadino e all'impresa. È quindi necessario che, nella pianificazione della attività per l'anno 2002, si seguano precise guide di ordine tecnico ed organizzativo per accelerare ed ampliare gli obiettivi realizzativi. È perciò necessario che ciascuna amministrazione individui strutture o gruppi di lavoro cui affidare la responsabilità della attuazione di questo progetto. Si ritiene, infine, che particolare attenzione possa essere rivolta dalle amministrazioni nel tener conto di questo progetto per operare una riqualificazione del personale disabile mediante l'uso di opportune tecnologie assistive. Ufficio digitale In attesa della completa applicazione dell'automazione dei flussi documentali e per verificarne l'efficacia, il Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie studierà, di concerto con il Dipartimento della funzione pubblica, la possibilità di introdurre in via sperimentale l'Ufficio digitale, intendendo come tale un'unità in cui le amministrazioni, dopo avere selezionato pochi ma efficaci servizi di particolare im portanza e visibilità per il cittadino, potranno processarli elettronicamente tramite sistemi di gestione di flussi documentali. In tali uffici digitali saranno il più possibile concentrate le competenze e responsabilità per completare l'iter di erogazione dei servizi stessi in modo elettronico, dando ampia trasparenza e visibilità nonchè consentendo una drastica riduzione dei tempi amministrativi. Tali uffici vanno intesi come moduli di raccordo tra gli uffici competenti e non come strutture aggiuntive rispetto all'ordinamento organizzativo vigente. Ad esempio, la sperimentazione potrà partire dalle iniziative in corso per la realizzazione degli uffici relazioni con il pubblico e degli sportelli unici per le attività produttive, per renderli completamente operanti secondo modalità elettroniche. Quanto sopra richiederà un'azione di semplificazione, ove necessario normativa, che renda possibile tale trasparenza, nonchè azioni organizzative interne per attuare tali iniziative. Sarà compito delle amministrazioni definire di concerto con il Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie ed il Dipartimento della funzione pubblica i servizi "pilota" da avviare nel corso del 2002. In tale contesto il cittadino potrà inviare la propria istanza identificandosi mediante strumenti di identificazione elettronica, quali la Carta di identità elettronica o la Carta nazionale dei servizi; qualora non possegga ancora tali strumenti, potrà ricorrere alla sola firma elettronica. L'intervento potrà includere la realizzazione di collegamenti con le amministrazioni periferiche dello Stato, con le quali le amministrazioni centrali si interfacciano. Portale nazionale È obiettivo del Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie avviare, nell'ambito del piano di egovernment, la realizzazione del portale nazionale "e-Italia". Tale iniziativa costituirà un punto di aggregazione delle informazioni relative al funzionamento dello Stato, agli iter procedurali della pubblica amministrazione ed alle modalità di erogazione dei servizi alla collettività, oltre a rappresentare una porta di accesso unificato ai servizi digitali resi disponibili dalle diverse strutture amministrative pubbliche. In particolare, il portale "e-Italia" presenterà caratteristiche e funzionalità che ne qualificano l'offerta di servizio: organizzazione dei contenuti informativi ospitati secondo uno schema logico che ripercorre i principali episodi della vita del cittadino; indirizzamento "intelligente" ai servizi digitali offerti dalla pubblica amministrazione centrale e locale; composizione di una vetrina di contenuti organizzati per aree temati- che, trasversali rispetto agli episodi della vita, relative alle nuove tecnologie e alla società digitale (notizie e forum di discussione su Carta nazionale dei servizi, Carta d'identità elettronica, Rapporti sulla società dell'informazione, ecc.); predisposizione di un "indirizzario" delle pubbliche amministrazioni ("Pagine gialle") e di un motore di ricerca dei contenuti residenti nel portale e nei siti attivati da tutte le amministrazioni; abilitazione all'utilizzo di strumenti evoluti di interazione e transazione con la pubblica amministrazione quali la firma digitale, la Carta nazionale dei servizi, la Carta d'identità elettronica, le carte di pagamento. La realizzazione del portale "e-Italia" risponde all'obiettivo ultimo di trasmettere al cittadino una visione unitaria e facilmente accessibile della pubblica amministrazione, configurandosi altresì quale strumento di cooperazione tra le diverse amministrazioni. Al fine di rendere possibile il pieno funzionamento dell'iniziativa nell'ottica descritta, le varie amministrazioni dovranno fornire il proprio contributo per rendere disponibili i contenuti di propria competenza nel portale, garantendone il continuo aggiornamento e monitoraggio. Alla luce, inoltre, della necessità di erogare la più ampia gamma di servizi digitali integrati ai cittadini, le singole amministrazioni sono chiamate ad agevolare la realizzazione delle soluzioni tecnologiche di integrazione del portale con i propri siti Internet. La collaborazione tra le amministrazioni dovrà essere supportata dalla costituzione, nel corso del 2002, di gruppi di lavoro comuni, la cui attività sarà orientata alla interpretazione delle esigenze dei cittadini ed alla predisposizione delle migliori risposte. Inoltre, un obiettivo da conseguire in tempi rapidi è quello di rivedere i siti Internet prevalentemente informativi delle varie amministrazioni, per renderli più vicini ai cittadini ed in grado di fornire notizie anche di attualità ed in tempo reale, riguardanti l'amministrazione. Bisognerà privilegiare siti "interattivi", tali da consentire lo scambio bidirezionale di informazioni tra amministrazioni e cittadini, ad esempio la creazione di forum di comunità di utenti interessati ad argomenti specifici A tal fine, il Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie definirà standards tecnici e grafici che facilitino l'individuazione di una immagine distintiva della pubblica amministrazione nei riguardi del cittadino e delle imprese. Entro il 31 gennaio del 2002, ogni amministrazione dovrà nominare un proprio responsabile del sito per partecipare al programma di cambiamento.